I mai 2004 tok vi i bruk DI-PaperLess. Vår regnskapsfører fra SpareBank 1 SMN Regnskap as (Da Midt-Norge Regnskap as) var kjent med PaperLess fra før. Da vi fikk en brosjyre i posten om systemet, ble det drøftet mer seriøst. Og vedkommende som var daglig leder da, syntes dette hørtes interessant ut.
Det var ikke så mange som hadde tatt i bruk PaperLess på daværende tidspunkt, så vi hadde ingen referanser å støtte oss til. Da programvaren ble installert var det to representanter fra DI her på bedriften og foretok installasjon og opplæring slik at vi hadde ca en dag til sammen med opplæring.
På det tidspunkt hadde vi et avdelingskontor i Steinkjer, samt at vi hadde en styreleder i bosatt Oslo. De to skulle også se og attestere bilag. Da var PaperLess nyttig å ha, fordi vi ikke trengte å sende bilagene pr. post, men via mail og PaperLess. Også prosjektlederne, revisor og andre synes PaperLess er gunstig fordi det lettere deres arbeid, når de skal gå tilbake og se på bilag.
Vi ser mange fordeler med PaperLess:
- slipper å ta kopier av faktura, hvis flere skal attestere èn faktura
- har hele tiden oversikt hvem som har faktura til attestasjon
- har oversikt hvor mye som er utestående, men som ikke er bokført
- enkelt å lete etter bilag på skjermen, i steden for å lete i bilagspermer
- reduserer lagringsplass for bilagene. Behøver ikke å ta vare på bilagene i 10 år.
Vi ser også andre muligheter med PaperLess som vi ikke har tatt i bruk. Det gjelder spesielt bruk av fakturatolken som tidligere var en tilleggsmodul. I tillegg ser vi også på mulighetene for å i større grad utnytte PaperLess til oppbevaring av andre dokumenter enn regnskapsbilag.
Erfaringene med bruken har stort sett vært gode, og ellers blir jo PaperLess stadig bedre etter hvert som det kommer nye versjoner, uten at vi alltid er hundre prosent enige i de endringer som foretas.
Les mer om Overhalla Industrier AS på http://www.overhallahus.no.
System fra PaperLess:
Grunnpakke PaperLess
Standardbrukere
Modul for Dokumentflyt
Modul for Utvidet dokumentarkiv
Modul for Utkopiering CD/USB
Totalt 14 brukere